Naarmate het nieuwe jaar nadert, is het verstandig te inventariseren welke instellingen in Microsoft Dynamics gewijzigd moeten worden om het nieuwe (boek)jaar goed te beginnen. Bijvoorbeeld om verkeerde boekingen of blokkeringsprocessen als gevolg van ongeldige periode-instellingen te controleren en te voorkomen. In deze blog deel ik graag alvast een aantal aandachtspunten met u.

Om het u zo gemakkelijk mogelijk te maken, zijn alle vetgedrukte woorden terugvinden in Microsoft Dynamics via de zoekbalk of via de sneltoets “CTRL + F3”.

Factuurperioden

Zijn factuurperioden gedefinieerd voor het aankomende nieuwe jaar? Gebruik dan "Bewerken - Regels aanmaken" om een nieuwe periode aan te maken.

Boekingsperioden

Zijn de boekhoudperioden gedefinieerd voor het komende nieuwe jaar? Gebruik dan de knop "Nieuw jaar…" om nieuwe regels aan te maken.

• Als maandelijkse perioden worden gebruikt, pas dan de volgende opzet toe

• Als 13-4 wekelijkse perioden worden gebruikt, pas dan de volgende set-up toe

Serienummers

Gebruikt u het jaarnummer in uw serienummers? Gebruik dan "regels" om deze op datum uit te breiden.

• Tip: Maak regels aan voor de komende jaren en gebruik een waarschuwingsnummer. Daarmee creëert u de mogelijkheid dat het systeem een bericht genereert dat een serienummer ten einde loopt.

Algemene boekingsinstellingen (Alg. boekingsinstellingen)

Stel de toegestane boekingsperiode in.

• Tip: Stel de laatste datum in tot eind november volgend jaar, en voorkom foutieve boekingen in december van het huidige jaar die in december vorig jaar gepland moesten worden.

• Tip: Onder "Gebruikersinstellingen" kunt u de boekingsperiode per gebruiker wijzigen om ervoor te zorgen dat geen enkele gebruiker in het vorige jaar kan boeken wanneer deze nog openstaat, maar enkel geautoriseerde gebruikers.

Gebruikersinstellingen

Controleer of gebruikers na januari mogen boeken.

Dienstprijzen

Controleer de geldigheid van offertes en regels.

Offertes (TMS)

Controleer de geldigheid van offertes en regels, bijvoorbeeld met behulp van het geavanceerde filter.