Stapels papieren op uw bureau. Hele afdelingen die dag in dag uit bezig zijn met het intikken van informatie. Het zijn beelden die we vandaag de dag niet meer zo snel terug zien. Logistieke processen zijn een stuk efficiënter geworden. Tenminste, dat denken we. Maar nog steeds neemt het verwerken van inkomende documenten enorm veel tijd in beslag. Zeker wanneer u dit handmatig moet doen. Dagelijks ontvangt u een vracht aan inkoopfacturen, orderbevestigingen of uitslagdocumenten, die u allemaal in uw systeem moet verwerken. Met de vernieuwde Document Capture module bespaart u tijd en voorkomt u dat uw medewerkers deze documenten manueel moeten intikken in uw software.

OCR aan de basis van documentherkenning

Optical Character Recognition (OCR) is het herkennen van tekst en vertalen naar digitale data. Veel bedrijven vertrouwen op deze techniek om allerhande (analoge) documenten om te zetten in digitale data. Het probleem is echter dat veel toepassingen de onderlinge samenhang niet goed kunnen interpreteren. Ook worden karakters niet altijd goed herkend. Denk aan O en 0 (nul), of I en 1. En als er een document scheef op een scanner wordt gelegd, is het leed helemaal niet te overzien. Dit levert ongestructureerde data op, die niet goed bruikbaar is voor computersystemen. Te vaak is er dan menselijke inbreng nodig om tot bruikbare data te komen. En dat kost tijd.

OCR is ontstaan aan de vooravond van de Eerste Wereldoorlog. De natuurkundige Emanuel Goldberg ontwikkelde een machine waarmee losse karakters op papier omgezet konden worden in signalen voor de telegraaf. In die tijd gebruikten veel bedrijven microfilm om documenten compact op te slaan, maar een document terug vinden was nogal een uitdaging. Goldberg gebruikte een fotocel en een filmprojector om op deze microfilm patronen te herkennen. Dit was een van de grondbeginselen van de moderne variant van OCR.

Technologische ontwikkelingen openen deuren voor nieuwe toepassingen

Nu is het 2022. En technologische ontwikkelingen gaan razendsnel. Het resultaat? Door technieken als Deep Machine Learning en Artificial Intelligence te combineren, tillen we OCR naar een veel hoger niveau. Een niveau dat mogelijkheden biedt voor uw processen. Zo is de foutmarge in de herkenning van documenten bijna volledig weggewerkt. En kunt u eindeloos veel documenten inlezen waarvan de data op een juiste manier wordt overgenomen. Niet voor niets passen we deze techniek nu toe in Boltrics’ vernieuwde Document Capture module.

Documenten direct verwerken via DataHub

Het integratieplatform DataHub is van origine ontworpen om gestructureerde databestanden als EDIFACT, XML, of JSON te verwerken. Maar als gevolg van de ontwikkelingen in OCR, beschikt DataHub sinds kort over de mogelijkheid om alle denkbare bestanden met tekst te vertalen naar gestructureerde data met Document Capture. En deze data vervolgens direct te verwerken in 3PL Dynamics. Van PDF bestand tot tekst uit een mail of een foto waar tekst in afgebeeld staat.

Facturen handmatig inkloppen is verleden tijd

Door documenten automatisch in te lezen bespaart u tijd. Zonder twijfel. Neem bijvoorbeeld een inkoopfactuur die u ontvangt van uw leverancier. Deze moet door uw medewerkers worden verwerkt. In praktijk komt dit er vrijwel altijd op neer dat deze handmatig wordt ingevoerd. Al dan niet door het kopiëren en plakken van waardes. Door via DataHub de factuur in te lezen in 3PL Dynamics moet u hooguit nog een visuele controle uitvoeren voor de factuur geboekt kan worden. U hoeft dan alleen nog maar in actie te komen bij uitzonderingen, terwijl het overgrote deel automatisch op een goede manier wordt verwerkt. Reken maar uit hoeveel tijd u alleen al op de inkoopfacturen kunt besparen!

De meeste slimme OCR’s kunnen 80% van de inkoopfacturen automatisch verwerken. Dan is uw medewerker slechts 20% van zijn tijd kwijt met een laatste check. Maar de 20% van de complexere inkoopfacturen kost uw medewerker 80% van zijn tijd.

Stel: wekelijks werkt uw medewerker 2,5 dag aan het verwerken van inkoopfacturen. Dan wint u al ruim een dag wanneer de helft van de complexere facturen óók automatisch verwerkt worden. Daag onze Document Capture module uit. En ervaar hoeveel tijd u kunt besparen.

Meer informatie?

Met de vernieuwede Document Capture module haalt u de kracht van OCR in eigen huis. U heeft niet meer te maken met complexe integratieroutines, maar werkt met één integrale oplossing die op alle facetten van uw branche brede oplossing kan acteren. Wilt u meer weten over de mogelijkheden van de nieuwe Document Capture module? Of wilt u weten hoe processen automatiseren met DataHub tijd bespaart in uw organisatie? Mail dan naar info@elevate-it.be. We helpen u graag verder.