hamburgerMenu hamburgerMenu
mobile bg

How to

3 tips voor een sterk debiteurenbeheer

08 sep. 2022

3 min lezen

In welke business u ook zit, uw financiële administratie is van groot belang. U moet tenslotte geld verdienen om uw bedrijf draaiende te houden. Ook in de logistiek. U levert logistieke diensten aan uw klanten en uw klanten betalen u daarvoor. Simpel! Toch is factureren niet altijd even makkelijk. En kunt u niet altijd rekenen op een soepele betaling vanuit uw klanten, wat wrijving kan veroorzaken in uw relatie. Dus hoe gaat u om met uw debiteurenbeheer? In deze blog geven we tips uit eigen ervaring om uw debiteurenbeheer soepel te laten verlopen.

1. Afspraak is afspraak

Een fijne relatie met uw klanten begint bij het maken van heldere afspraken over de betalingen. U levert logistieke diensten aan uw klanten. Dat heeft u vastgelegd. In dit soort overeenkomsten staan ook altijd de facturatiemomenten en betalingstermijnen vermeld. Zorg dat alle partijen zich dan ook maximaal inspannen om te leveren wat er is afgesproken. Goed ondernemerschap heet dat. Zorg dat u problemen voorkomt. Stuur tijdig een factuur. En spreek verwachtingen naar elkaar uit.

2. Breng acties in kaart wanneer een factuur niet betaald wordt

Natuurlijk kan het voorkomen dat een klant uw factuur niet betaalt binnen de overeengekomen betalingstermijn. Ga er dan in eerste instantie vanuit dat uw klant de factuur is vergeten. Stuur een vriendelijke herinnering met een overzicht van de open posten en betreffende vervallen factuur. Vaak is er nu nog geen man overboord.

Krijgt u zelf een factuur die niet lijkt te kloppen van een van uw leveranciers? Laat deze dan niet liggen, maar neem direct contact op.

Nog steeds niet betaald?

Na de volgende vervaldatum volgt vaak een tweede bericht. Maar neem ook telefonisch contact op. Vraag in deze berichtgeving aan uw klant om de factuur zo snel mogelijk te betalen. Anders komt de dienstverlening richting uw klanten onder druk te staan. En dat willen beide partijen niet. Dit tweede bericht hoeft niet op dezelfde toon als de vriendelijke herinnering, maar mag best wat strenger.

Is de factuur nog steeds niet voldaan? Dan kunt u acties ondernemen. Verwerk bijvoorbeeld geen magazijnactiviteiten meer. Of zet uw wagens in voor andere klanten. Natuurlijk nog steeds met de bedoeling om samen uit de situatie te komen.

De laatste stap

Tot slot, kan er in het uiterste geval juridische stappen worden genomen. Hierbij wordt het niet betalen van de facturen gezien als contractbreuk en wordt er een advocaat ingeschakeld. Een serieuze zaak. Het liefst voorkomt u dit. Probeer daarom het probleem hiervoor al op te lossen door met uw klanten en leveranciers in contact te komen. Maak het bespreekbaar.

3. Genees niet. Voorkom!

Goed debiteurenbeheer voeren kunt u niet alleen. Daar heeft u uw klanten voor nodig. Kijk daarom wat uw klanten kunnen doen om bovenstaande situaties te voorkomen. Waarschijnlijk stelt u als klant van Boltrics de betalingstermijn in uw financiële systeem gelijk aan de overeengekomen betalingstermijn uit de afspraken met Boltrics. Vraag dit ook van uw klanten. Niemand wordt er namelijk vrolijk van om wekelijks te spreken over openstaande facturen.

Heeft u klanten die structureel elke maand een rekening krijgen? Maak dan afspraken over automatische incasso’s. Uit onze ervaring merken we dat veel van onze klanten het prettig vinden als Boltrics alle facturen incasseert. Zo voorkomt men dat een factuur vergeten wordt.

Samen naar een sterk debiteurenbeheer

Het belangrijkste ingrediënt voor een sterk debiteurenbeheer is communicatie. Krijgt u bijvoorbeeld een factuur waarvan het te betalen bedrag uw liquiditeitspositie in problemen brengt? Neem dan tijdig contact op met uw leverancier. Dat geldt ook voor uw klanten. Sta open voor dit soort gesprekken wanneer klanten dit kenbaar maken. Hoe sneller dit gecommuniceerd wordt, hoe eerder er een oplossing gevonden kan worden.

Socials

Geralateerde artikels